People Analytics: Die Personalarbeit der Zukunft wird aus Daten gemacht

Die digitale Transformation und wirtschaftliche Unsicherheiten fordern Unternehmen heraus. Viele Entscheidungen betreffen die Mitarbeitenden: Umstrukturierungen und Umschulungen werden notwendig, neue Rollen müssen besetzt, andere gestrichen werden. Die HR-Abteilung ist zunehmend als strategischer Partner gefragt.

Die Personalabteilung soll dafür sorgen, dass sich Top-Talente für das Unternehmen begeistern. Sie soll eine Employee Experience schaffen, die Mitarbeitende lange produktiv im Unternehmen hält und sie soll die vielen Change-Prozesse begleiten, die notwendig sind, um in der VUCA-Welt erfolgreich zu bestehen.

Die HR-Abteilung steht vor komplexen Herausforderungen. Sie muss Entscheidungen mit weitreichenden Auswirkungen treffen. Glücklicherweise ist People Analytics Software heute in der Lage, diese Entscheidungen durch objektive Datenauswertungen vorzubereiten.

People Analytics bezeichnet die Datenanalyse von personenbezogenen Mitarbeiterdaten im Zusammenhang mit anderen Unternehmensdaten, um Entscheidungen im Personalmanagement zu verbessern.

Die Datenanalysen können in allen Bereichen des Personalmanagements wertvolle Erkenntnisse liefern, u.a. zur Fluktuation von Mitarbeitenden, der Produktivität von Teams und der Mitarbeiterzufriedenheit. Sie decken Zusammenhänge auf, sodass Personalabteilungen zielgerichtete Maßnahmen ergreifen können, um die Ist-Zustände in Recruiting, Mitarbeiterentwicklung und Produktivität auf die Unternehmensziele zu optimieren.

People Analytics geht damit weit über das traditionelle Personalcontrolling hinaus, das sich auf die Darstellung einiger zentraler Kennwerte wie Alter, Krankheitstage und Unternehmenszugehörigkeit konzentriert und diese nur rückblickend auswertet. People Analytics analysiert dagegen kontextbezogen und zielorientiert. KI-Algorithmen ermöglichen es, Prognosen abzuleiten und so die Employee Experience und den Unternehmenserfolg mit proaktiven und personalisierten Maßnahmen zu beeinflussen.

Mit dem Einsatz von People Analytics können Personalmanager deskriptive (beschreibende), explanative (erklärende), präventive (vorbeugende) und präskriptive (handlungsleitende) Analysen durchführen.

Manager können ihre Entscheidungen in allen Bereichen auf eine objektive Datenbasis stellen und Maßnahmen einfach und nachvollziehbar begründen. Unternehmensrisiken können sie frühzeitig erkennen und aktiv behandeln, beispielsweise Wissenslücken in Zukunftsthemen oder drohende Kündigungen.

Die Datenanalysen erhöhen die Effektivität und Effizienz des Personalmanagements, da sich mithilfe der Daten Probleme schneller und kosteneffizienter erfassen und lösen lassen.

Auch Mitarbeitende profitieren, denn Gehaltsentwicklungen und Beförderungen können dank People Analytics anhand objektiver Kriterien getroffen und kommuniziert werden, was die empfundene Fairness erhöht und so zum Engagement der Angestellten beiträgt.

Lesen Sie unseren kostenlosen Praxisleitfaden:                         
Daten in der Personalarbeit optimal nutzen

Noch klingen die Vorteile von People Analytics zu abstrakt? Hier ein paar typische HR-Themen, bei denen ein Blick auf die Dashboards der Anwendungen hilft, Antworten zu finden.

Unternehmen können externe und interne Datenquellen in ihrer People Analytics-Software zusammenführen. Welche Quellen relevant sind, hängt vom jeweiligen Erkenntnisinteresse ab. Hier ein Überblick über häufig gewählte Datenquellen:

• Marktdaten: Informationen zu Branchentrends, Arbeitsmarktdaten und Wirtschaftsdaten
   
• Soziale Netzwerke: Daten aus öffentlichen Profilen – zum Beispiel von LinkedIn – zur Validierung von Informationen und für das Recruiting
   
• Benchmarking-Daten: Externe Vergleichsdaten zu Gehaltsbenchmarks und branchenspezifischen Best Practices

• HR-Systeme: Informationen über Mitarbeiterstammdaten, Gehalt, Position, Beschäftigungsdauer, Beförderungen etc.
• Mitarbeiterbefragungen: Daten aus Umfragen zu Engagement, Zufriedenheit, Führung und Kultur
• Abwesenheitsdaten: Informationen zu Fehlzeiten, Krankheitsständen und Urlaubsnutzung
• Recruiting-Daten: Zahl der Bewerbungen, Einstellungsquellen, Zeit bis zur Einstellung und Kosten pro Einstellung u. a. 
• Leistungskennzahlen: Statistiken zu Mitarbeitendenleistung, erreichten Zielen und Produktivität
• Weiterbildungsdaten: Daten zur Nutzung und zum Erfolg von Schulungs- und Entwicklungsmaßnahmen
• Kommunikations- und Kollaborationsdaten: Daten aus E-Mails und internen Kommunikationstools (gemäß Datenschutzbestimmungen)

Personenbezogene Daten gehören zum Herz von People Analytics. Erst ihre Verwendung macht es möglich, Mitarbeitende optimal zu fördern, die internen personellen Ressourcen bestmöglich zu entwickeln und Engpässe zu vermeiden.

Unternehmen müssen allerdings sicherstellen, dass die rechtlichen Grundlagen für die Analysen bestehen. Neben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) können auch andere Rechtsbereiche wie das betriebliche Mitbestimmungsrecht betroffen sein.

• Einwilligung: Wenn keine andere Rechtsgrundlage die Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten rechtfertigt, ist eine Einwilligung von Mitarbeitenden einzuholen.
• Freiwilligkeit und Widerruf: Die Einwilligung muss freiwillig erfolgen und jederzeit widerrufbar sein. Die Daten müssen dann vollständig aus dem System gelöscht werden können.
• Zweckgebundenheit: Bei der Einwilligung muss klar sein, wann welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden.

Es ist anspruchsvoll, Prozesse so zu konzipieren und digitale Systeme so zu konfigurieren, dass die komplexen Rechtsvorschriften zum Datenschutz verlässlich eingehalten werden. Bei INFOMOTION sind wir uns dieser Komplexität bewusst und arbeiten mit Rechtsexperten zusammen, damit unsere Kunden ihre People-Analytics-Lösungen ruhigen Gewissens nutzen können.

Die Möglichkeiten, Datenanalysen im Personalmanagement einzusetzen, sind zahlreich. Deshalb empfehlen wir eine sukzessive Einführung des datengetriebenen Arbeitens.

• Welche konkreten Engpässe erleben Sie im Tagesgeschäft? Die Antworten auf welche Fragen würden Ihren Arbeitsalltag sofort und direkt vereinfachen? Starten Sie mit diesen ein, zwei Use Cases.
• Stellen Sie ein interdisziplinäres Projektteam zusammen, in dem Entscheidende aus IT, HR und Fachbereichen zusammenarbeiten. So bündeln Sie Ihre interne Expertise und können Knowledge Gaps und Beratungsbedarf frühzeitig erkennen.
• Wählen Sie die richtigen Datenquellen aus, die Sie zur Beantwortung Ihrer Fragen benötigen. Stellen Sie sicher, dass Sie Zugang zu den Daten erhalten und diese in einer guten Datenqualität vorliegen, damit Sie sich auf die Ergebnisse der Datenanalysen verlassen können.
• Setzen Sie sich klare Meilensteine und KPIs, um den Erfolg Ihres Pilotprojekts zu messen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen zu können, bevor die Funktion unternehmensweit ausgerollt wird. 
• Beziehen Sie Führungskräfte und Mitarbeitende früh in den Prozess ein. Schaffen Sie ein Verständnis dafür, dass People Analytics keine Datenwillkür fördert, sondern Fairness und Transparenz schafft – und damit auch die Mitarbeitenden von den kommenden Analyse-Optionen profitieren werden. Bieten Sie Schulungen an, damit Mitarbeitende ihre Data Literacy und ihre Datenkompetenz verbessern können.

In einer komplexen, hochdynamischen Wirtschaftswelt werden datenbasierte Entscheidungen immer wichtiger. Unternehmen können sich ein „Weiter so“ in ihren HR-Abteilungen nicht mehr leisten. People-Analytics-Lösungen sind der effektivste Weg, um die Personalarbeit in allen Bereichen zu verbessern und die HR-Abteilung zum strategischen Businesspartner zu transformieren, der eine Schlüsselrolle für Resilienz und Wachstum des Unternehmens übernimmt.

In Zukunft werden die Analyse-Möglichkeiten dank künstlicher Intelligenz, einer noch intensiveren Vernetzung mit externen Datenquellen und internen Systemen weiter steigen. Unternehmen, die die Technologie nicht einsetzen, drohen den Anschluss an im Recruiting und der Personalplanung zu verlieren.

Wer sich dagegen jetzt mit People Analytics vertraut macht, gewinnt nicht nur kurzfristig, sondern auch langfristig. Denn moderne digitale Systeme sind die beste Basis, um auch künftige HR-Innovationen schnell und wertschöpfend für das eigene Unternehmen zu adaptieren.